Allgemeines
Im Rahmen einer Kassen-Nachschau oder einer Außenprüfung im bargeldintensiven Bereich steht die Kassendatenanalyse im Fokus des Geschehens. Unternehmer aber auch Steuerberater beschäftigen sich häufig erst in diesem Zeitpunkt mit den Informationen hinter den Kassendaten. Die Feststellung von Auffälligkeiten mündet oft in nichtaufklärbaren Sachverhalten sowie in formellen und materiellen Mängeln mit Schätzungsfolge.
Prophylaxe durch Datenanalyse
Dabei können Hinzuschätzungen durch eine „einfache“ prophylaktische Datenanalyse vermieden werden. Einfache Aufbereitung der Kassendaten mit Microsoft 365 Tools wie „Excel Pivot“, „Power BI“ oder anderen Programmen und die regelmäßige interne Prüfung sollten in den Alltag eingebaut werden, um „Herr der eigenen Daten“ zu sein und den Überblick über die steuerlich relevanten Daten zu behalten. Dies ist auch bei der Etablierung eines internen Kontrollsystems sowie bei betriebswirtschaftlichen Verprobungen als Unternehmer oder Steuerberater hilfreich.
Auditbee Datenanalyse-Tools
Ein dafür geeignetes Tool, welches mir in der letzten Zeit ins Auge gesprungen ist, stammt aus dem Hause auditbee. auditbee wurde vom Wirtschaftsprüfer René Respondek nicht nur gegründet, er hat auch die Tools zur Analyse von FiBu-, Personal- und nun auch von Kassendaten selbst entwickelt und anlässlich des zweiten Symposiums für die digitale Betriebsprüfung vorgestellt.
Das Tool „auditbee Kassendaten“ führt über verschiedene Themen-Dashboards durch die Kassendatenanalyse. auditbee liegt die Business Intelligence Software Qlik Sense zugrunde, die ähnlich ist zu Power BI. Über eine Exportschnittstelle werden die in der DSFinV-K gespeicherten Geschäftsvorfälle und anderen Vorgänge mehrschichtig aufbereitet und bieten sofort gefällige Analysevarianten an.
Einstiegs-Dashboard
Das Einstiegs-Dashboard gibt u.a. einen ersten Überblick über Höhe der Einnahmen, Anzahl verkaufter Artikel, Bonumsatz, Darstellung der Artikel nach Anzahl und Umsatzsteuersätzen, Umsätze nach Wochentagen oder nach Stunde.
Anhand des ersten Dashboards erhält ein Unternehmer somit sehr viele Informationen, um betriebswirtschaftliche Verprobungen und Kassenbedieneranalysen durchführen zu können. Ferner können die Beobachtungen und Analysen in einem innerbetrieblichen Kontrollsystem berücksichtigt werden. Vorinstallierte Filter helfen bei der Durchführung der Risikoanalyse.
Dashboard Tagesumsätze
Das zweite Dashboard gibt dem Unternehmen einen Überblick über die jeweiligen Tagesumsätze. Auf einen Blick erhält man u.a. Informationen zu der Bon-Umsatz-Verteilung (Standardnormalverteilung), Tagesverlauf von Öffnung bis zur Schließung aber auch zu den Umsatzwerten der Bons bereitgestellt.
Umsatzsteuer-Übersicht
Dieses Dashboard gibt die hinterlegten Umsatzsteuersätze zu den verkauften Artikeln oder Warengruppen wieder. So können auf einen Blick typische Problemfelder wie „Inhaus“/“Außerhaus“ oder Getränke zu 7 % Umsatzsteuer angezeigt und analysiert werden.
Risikoanalyse
Nachfolgend soll verdeutlich werden, wie anhand des „Dashboards“ bereits Auffälligkeiten identifiziert werden können, sodass eine vergleichsweise „einfache“ Risikoanalyse direkt Ansatzpunkte für die weitere Sachverhaltsermittlung bei Auffälligkeiten bietet.
Die Risikoanalyse wirft bei dem Prüfschritt „Tagesanalyse“ mehrere negative Bons aus. Handelt es sich hier um tatsächliche Stornos? Unter Berücksichtigung des ansteigenden Umsatzes in den Abendstunden könnte es sich um übliche Stornos handeln. Doch bleiben unverhältnismäßig viele Stornos nach 21 Uhr bei stark sinkenden Umsätzen übrig. Welcher Lebenssachverhalt steckt dahinter? Im konkreten Fall hat der Mitarbeiter AB regelmäßig vor Ladenschluss Stornos eingebucht. Hierfür nutzte er im Ladenlokal liegengelassene Barzahlungskassenbelege, um gezielt Stornierungen der Barumsätze vornehmen zu können. Hierdurch wurden mtl. mehrere Hundert Euro an Erlösen unzutreffend storniert.
Hier wurden exemplarisch zwei Dashboards wiedergegeben, die in kurzer Zeit sehr viele Verprobungs- und Analysemöglichkeiten zulassen. Zusätzlich werden die Datensätze zu den Bons angezeigt. Das ermöglich eine retrograde Prüfbarkeit der Geschäftsvorfälle durch den Unternehmer.
Über eine Robot Process Automation (RPA)-Anwendung können die Dashboards und Daten bspw. in PowerPoint abgelegt und so die Analysen dokumentiert werden.
Risikominimierung durch Vorsorge
Weitere Analysetools wie etwa von AmadeusVerify ergänzen die Kassenrisiken-Minimierung. So hat der Unternehmer die Möglichkeit die tatsächliche Umsetzung der Forderungen aus der Kassensicherungsverordnung an seinem Kassensystem zu prüfen. Ist hier alles in Ordnung, kann man nach Angaben des Softwareherstellers entspannt der nächsten Kassen-Nachschau entgegen blicken.
Fazit
Die Risikoanalyse der Kasse sollte heutzutage jeder Unternehmer in sein Hausaufgabenheft schreiben. Diese Analysen sind heutzutage nicht mehr zeitintensiv und erfordern auch kein Informatikwissen. Mit Datenanalysen – selfmade – mittels Standardsoftware wie Excel, OpenOffice oder Qlik Sense können zeitnah Risiken abgesichert, Manipulationen aufgedeckt und Fehler behoben werden. Denn werden Mängel in der Prüfung festgestellt, führt dies häufig zu erheblichen Hinzuschätzungen der Besteuerungsgrundlagen – oder kurz gesagt: es wird teuer!
