Das BMF hat die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) mit seinem Schreiben vom 11.7.2019 (IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, DOK 2019/0592405) veröffentlicht.
Dieses Schreiben tritt an die Stelle des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 (IV A 4 – S 0316/13/10003 -, BStBl I S. 1450) und ist auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31.12.2019 beginnen. Es wird nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige die Grundsätze dieses Schreibens auf Besteuerungszeiträume anwendet, die vor dem 1.1.2020 enden.
Das aktuelle Schreiben trägt dem Umstand Rechnung, dass betriebliche Abläufe in Unternehmen mittlerweile zu großen Teilen unter Einsatz von Informations- und Kommunikations-Techniken abgebildet werden. Zudem werden die nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen in den Unternehmen überwiegend in elektronischer Form durch vorhandene Datensätze vorgehalten. Auch die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen werden bei den steuerpflichtigen Unternehmen in elektronischer Form (z.B. als elektronische Dokumente) aufbewahrt.
Diesen Umständen, zu denen auch die Möglichkeit des mobilen Scannens zählt, gibt das BMF in seinem Schreiben, die notwendige Legitimation und Orientierung. Schließlich soll dieser verbindliche Rahmen auch zu einer Vereinfachung der Dokumentation bei den Steuerpflichtigen und der Prüfung durch die Finanzverwaltung führen.
