Vorab: Danielmeyer rezensiert sich selbst… klingt komisch ? ist heute aber ausnahmsweise so…
Das Nachverfolgen betrieblicher Prozesse ist lästig. Wer schreibt schon gerne regelmäßige oder unregelmäßige Prozesse auf und wofür? Ist doch alles Zeitverschwendung. Außerdem ist Zeit kostbar und wird lieber in gewinnbringende Projekte investiert.
Doch was passiert, wenn der Betriebsprüfer zur Prüfung einlädt oder sogar spontan im Rahmen einer Kassen-Nachschau im Betrieb erscheint? Dieser dürfte stark daran interessiert sein, betriebliche Prozesse anhand verschriftlicher Dokumentationen nachvollziehen zu können. Und bekommt er diese nicht oder nicht nachvollziehbar kommen die Faktoren Zeit, Nerven und Schätzung ins Spiel. Wie geht es weiter? Was muss vorliegen um den Anforderungen der Finanzverwaltung zu genügen?
Im aktuellen Beitrag „Anforderungen an die elektronische Verfahrensdokumentation betrieblicher Prozesse AO-StB 2019, 125 – 127“ stellt das Autorenteam Danielmeyer/Neubert/Unger die vier Grundsäulen der Verfahrensdokumentation ausführlich da und beschreibt anhand von Praxisbeispielen wie wichtig und komplex die Reichweite einer tatsächlich im Betrieb gelebten Verfahrensdokumentation sein kann. Gelebt bedeutet dabei auch, dass die Verfahrensdokumentation einer ständigen Evaluierung unterliegen muss, quasi ein permanenter Soll-Ist-Abgleich.
Folglich sind Unternehmer, Softwareentwickler, Hardwarehersteller und Steuerberatung dazu verpflichtet, sich mit den betrieblichen Prozessen zu beschäftigen und diese nachzuhalten. Denn bereits eine fehlende Verfahrensdokumentation kann zu einem formellen Fehler mit Schätzungsbefugnis führen (s. auch das sog. „Zeitreihenurteil“ vom 25.3.2015).
