USt-Idnr.-Prüfung – Das unterschätzte Risiko?

Die Notwendigkeit der Prüfung und Dokumentation der Gültigkeit von USt-Idnr. zum Zeitpunkt einer geschäftlichen Transaktion mit dem europäischen Ausland ist seit 01.01.2010 gesetzlich geregelt. In der Praxis wird dieses Thema jedoch oft nur unzureichend gewürdigt.

Den meisten Firmen ist das damit verbundene finanzielle Risiko nicht bewusst.

Wird im Nachhinein der Ausweis als innergemeinschaftliche Lieferung oder Leistung vom Finanzamt angezweifelt, kann es zu einer Nachforderung der in diesem Fall fälschlicherweise nicht ausgewiesenen Umsatzsteuer kommen.

In Deutschland muss der Steuerpflichtige dokumentieren, dass die USt-Idnr. des ausländischen Geschäftspartners in Europa zum Zeitpunkt der geschäftlichen Transaktion gültig war.

Dies kann mit einer qualifizierten Bestätigung vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erfolgen.

Im einfachsten Fall kann dies auf der Webseite des BZSt für einzelne USt-IdNr. manuell erfolgen (https://evatr.bff-online.de/eVatR/index_html).

Vor Ausführung einer Transaktion ist die USt-Idnr. des Geschäftspartners zu erfrage, diese auf Gültigkeit zu prüfen und die schriftliche Bestätigungsmeldung vom BZSt zu archivieren.

Oft wird in der Praxis im Rahmen der Neuanlage von Debitoren bzw. Kreditoren eine solche Prüfung durchgeführt. Eine periodische Prüfung (z.B. alle 3-6 Monate) erfolgt dann oft nicht mehr.

Praktische Erfahrungen haben gezeigt, dass bei der Prüfung des Gesamtdatenbestandes der betroffenen Stammdaten (EU-Ausland) mehr als 10% der USt-IdNr. fehlerhaft sind. Die Fehlerrate bei einer qualifizierten Prüfung, bei der auch der Firmenname, die Rechtsform sowie der Sitz der Gesellschaft einbezogen werden, liegt oft weit höher.

Prozess zur periodischen Kontrolle

Um das Problem in den Griff zu bekommen, ist neben der periodischen technischen Prüfung der USt-Idnr. auch die Installation eines Prozesses zur Korrektur der erkannten Fehler aufzusetzen.

Oft können Fehler bereist durch folgende Maßnahmen reduziert werden:

  • Saubere Pflege der Stammdaten
  • Einheitliche Regeln für die Stammdatenpflege im System (z.B. Autohaus Keller GmbH statt Auto Keller)
  • Kennzeichnung deaktivierter Debitoren/Kreditoren
  • Prozess zur Anforderung aktueller USt-Ids von Kunden und Lieferanten

IT Tool zur technischen Massenprüfung

Die oben vorgestellte manuelle Möglichkeit zur Überprüfung einzelner USt-IDs ist für eine Massenprüfung des gesamten Datenbestandes nicht geeignet. Hier bietet sich der Einsatz eines Tools zur Sammelprüfung von USt-Idnr. an.

Die Anbieter solcher Tools verfolgen hier unterschiedliche Ansätze, die folgendermaßen zusammengefasst werden können:

  • Integrierte Prüfung im ERP-System (z.B. SAP)
    Prüfen der Gültigkeit bereits bei der Anlage und periodisch
  • Desktop Tools (meist auf Excel-Basis)
    Massenprüfung von Daten, die in einer Exceldatei vorliegen
  • Online-Tools
    Webbasierte Online Tools, die arbeitsplatzunabhängig auch für Accounting Teams verfügbar sind.

Eine Bewertung dieser Tools muss immer vor dem jeweiligen Systemumfeld stattfinden. Oft werden die Lösungen auch kombiniert (z.B. SAP integrierte Prüfung für die Buchhaltungsdaten sowie ein handliches Tool für Ad-hoc Prüfungen).

Bei einer maschinellen Prüfung ist es seit Ende 2016 nicht mehr zwingend erforderlich, die physischen Bestätigungsschreiben des BZSt anzufordern und zu archivieren. Es ist ausreichend, wenn die elektronischen Abfrageergebnisse archiviert werden (siehe auch Abschnitt 18e.1. UStAE, https://www.jurion.de/gesetze/ustae/18e.1./).

Für Gesellschaften mit Tochtergesellschaften im europäischen Ausland müssen für jedes Land die spezifischen Anforderungen der lokalen Steuerbehörden berücksichtigt werden.

In einigen Ländern ist die Abfrage über den europäischen VIES Server (http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/) ausreichend, in anderen Ländern (z.B. Rumänien) gibt es zusätzliche Anforderungen zur Qualifizierung ausländischer und teilweise auch inländischer Geschäftspartner.

Die Ausführungen sollen zeigen, dass es sich bei diesem Thema um einen validen Punkt für die Risiko-Kontroll-Matrix handelt.