Die Digitalisierung stellt die Steuerabteilungen und ihre Berater vor die Herausforderung, Arbeitsprozesse zu optimieren und dabei gleichzeitig eine hohe Qualität der Befolgung von steuerlichen Pflichten sicherzustellen. Dies ist aufgrund der Dynamik des Steuerrechts und in Zeiten stark zunehmender Datenmassen eine sehr anspruchsvolle Aufgabe. Eine wirksame IT-gestützte Vernetzung der Steuerabteilung innerhalb des Unternehmens und mit den Beratern ist dabei vielfach unerlässlich. Im Idealfall wird der steuerliche Beratungsinput zur richtigen Zeit an den jeweils relevanten Stellen in der Wertschöpfungskette des Unternehmens erbracht. Vor dem Hintergrund dieser stetig wachsenden Anforderungen insbesondere an das Tax Compliance Management und das Tax Reporting ist ein Tool-Setup erforderlich, das in die Systemlandschaft des Unternehmens, in die Organisation der Steuerfunktion und in die Arbeitsprozesse optimal integriert ist.
Gerade in Steuerabteilungen von größeren Unternehmen dominieren sog. Insellösungen, mittels derer die verschiedenen steuerlichen Aufgaben erledigt werden (z.B. Steuerbilanz mit Excel, Steuererklärung mit Datev, Tax Reporting mit einem anderen Programm). Insellösungen erfordern wiederum Schnittstellen über die die mit dem einen Programm erzeugten Daten in ein anderes Programm übertragen werden (Dateiimport bzw. -export). Schnittstellen sind fehleranfällig und daher im digitalen Zeitalter abzubauen. Praktisch sind sie in vielen Fällen derzeit noch alternativlos, weil die manuelle Datenübertragung bei Massendaten rein kapazitätsmäßig ausscheidet und überdies ebenfalls fehleranfällig ist. Die Lösung ist eine integrierte Softwarelösung mit einem „End-to-End“-Design. Diese Lösung basiert auf einer einheitlichen Datenbasis (Tax Data Hub) und einer Kerntechnologie. Die Module der integrierten Softwarelösung können so schnittstellenfrei miteinander interagieren. Die Deutsche Telekom setzt mit teo 2.0 (tax everything online) eine solche Lösung ein. Dies ist nicht nur technologie- und dateneffizient, sondern auch mit Synergien und erhöhten Automatisierungspotenzialen verbunden. Darüber hinaus ist ein einheitlicher Datensatz deutlich effektiver zu managen und auf Fehler hin zu analysieren (Data Analytics) als mehrere Datentöpfe. Integrierte Softwarelösungen können somit Wegbereiter für ein wirksames Tax Compliance Management System sein.
Für die Optimierung der Steuerprozesse und Implementierung moderner Softwarelösungen ist die Abstimmung mit der IT und anderen Funktionsbereichen (insbesondere Accounting) essentiell. Die Datenverwaltung und die Datenströme sollten weitgehend vereinheitlich werden. Praktisch bedeutet dies, dass für die digitale Verwaltung, Aktualisierung und Bereitstellung von steuerrelevanten Daten (z.B. FiBu, Unternehmensverträge) auch nur diejenigen Personen verantwortlich sein sollten, in deren Zuständigkeitsbereich die IT-gestützt verarbeiteten Daten bzw. Dokumente fallen (z.B. Leiter Rechnungswesen, Leiter Recht). Für das effiziente Datenmanagement werden verstärkt Dokumentenmanagementsysteme und prozessintegrierte Kommunikationssysteme eingesetzt. Dokumentenmanagementsysteme sind nicht zu verwechseln mit einer Ordnerstruktur auf einem Netzwerklaufwerk, sondern zeichnen sich dadurch aus, dass hiermit Daten zentral für berechtigte Dritte bereitgestellt bzw. vor unbefugten Zugriffen geschützt sind, Dateiveränderungen nachvollzogen werden können und die Unversehrtheit des ursprünglichen Datensatzes sichergestellt werden kann. Prozessintegrierte Kommunikationssysteme sind nicht mit einem herkömmlichen E-Mailprogramm zu verwechseln, vielmehr wird hierüber für Standard-Workflows (z.B. Betriebsprüferanfragen) eine Plattform zur Verfügung gestellt, über die der Kommunikationsverlauf tätigkeitsbezogen nebst Dateianhängen dokumentiert sowie Abstimmungen mit Status- und Reviewfunktionen ermöglicht wird.