Der nächste Schritt heißt GoBD-Compliance

Das Forderungspapier von BStBK und DStV liegt seit dem 17.09.2026 vor – ein richtiger Ansatz und wie er umsetzbar wird

Worum es geht

Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband haben am 17. September 2026 ein gemeinsames Forderungspapier zum Steuervollzug bei kleinen und mittleren Unternehmen vorgestellt: „KMU entlasten: Für einen kooperativen, rechtssicheren und zügigen Steuervollzug“, neun Seiten, abrufbar unter bstbk.de. Ein Gedanke darin verdient ausdrückliche Zustimmung, und zwar gerade aus dem Prüfungsdienst heraus: die Einordnung des Steuerberaters als Tax-Compliance-Instanz des Mittelstands.

Der Berater als Kontrollstruktur

Die Begründung trägt. Größere Unternehmen halten Steuerabteilungen und technisch gestützte Tax-CMS-Strukturen vor; bei den meisten KMU scheitert das schon an der fehlenden Funktionstrennung, also daran, dass es nicht genug Personen gibt, auf die sich Ausführung, Kontrolle und Freigabe verteilen ließen. Diese Lücke schließt in der Praxis der Berater: Er überwacht Fristen und Erklärungspflichten, prüft steuerlich relevante Sachverhalte, überträgt Rechtsänderungen in betriebliche Abläufe und dokumentiert Entscheidungen. Er erfüllt damit faktisch wesentliche Funktionen eines Steuerkontrollsystems, ohne dass dieses irgendwo als solches beschrieben wäre.

Die daran anknüpfende Forderung, die Erprobungsregelung des Art. 97 § 38 EGAO nicht schematisch auf KMU zu übertragen, ist folgerichtig: Eine Vorschrift, deren Verfahrensvorteile die vorherige Prüfung eines wirksamen Steuerkontrollsystems voraussetzen, geht an Betrieben vorbei, die ein solches System aus strukturellen Gründen nicht aufbauen können.

Damit steht die entscheidende Anschlussfrage im Raum, und sie ist eine konstruktive: Woran lässt sich diese Compliance-Leistung messen – und damit gegenüber der Finanzverwaltung belegen?

Die naheliegende Anschlussstelle: die GoBD

Das Regelwerk dafür ist längst vorhanden, eingeführt und technikneutral. Die GoBD – BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl. I 2019, 1269, zuletzt geändert durch die Schreiben vom 11. März 2024 und vom 14. Juli 2025 – beschreiben, was Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Unveränderbarkeit und Ordnung für die eingesetzten Systeme konkret bedeuten, und sie sehen für die Umsetzung die Verfahrensdokumentation vor (Rz. 151 ff.).

Genau hier liegt der Anknüpfungspunkt, den das Papier noch nicht hebt: Auf neun Seiten kommt der Begriff GoBD nicht vor; von den §§ 145 bis 147 AO wird keine Vorschrift einzeln zitiert, sie erscheinen allein als Spanne „§§ 140 bis 148 AO“ im Zusammenhang mit der Beweiskraft nach § 158 Abs. 1 AO. § 147b AO wird genannt, aber als Einfallstor für die Schnittstellenverordnung. Und die Verfahrensdokumentation erscheint einmal, in der Aufzählung dessen, was Unternehmen belastet: „Hinzu kommen umfangreiche Anforderungen an Verfahrensdokumentationen und Datenexporte.“

Dabei ist gerade sie das Instrument, das die These des Papiers stützen würde. Die gelebte Verfahrensdokumentation ist der einzige Nachweis, mit dem sich eine Compliance-Leistung im Besteuerungsverfahren vorzeigen lässt. Als Nachweis gelesen, wird aus der Belastung ein Argument.

Die Systemliste lässt sich fortschreiben

Denselben Ausbaubedarf zeigt die Aufzählung der betroffenen Systeme: Buchhaltung, Warenwirtschaft, Kassensysteme, Onlineshops, Zahlungsdienste, Archivsysteme und „weitere Vorsysteme“. Das beschreibt die DV-Landschaft eines Handels- oder Gastronomiebetriebs vollständig – es ist nur nicht mehr die Landschaft, in der die Erlöse der kommenden Jahre entstehen. Drei Kanäle gehören ergänzt.

Plattformen: die Auszahlung ist nicht der Umsatz

Über Marktplätze, Reseller, Buchungsportale und Fan-Plattformen fließen keine Erlösdaten, sondern Auszahlungen. Ob brutto oder netto zu buchen ist, entscheidet nicht der Zahlungsstrom, sondern das Vertragsmodell: Tritt die Plattform als Wiederverkäufer oder Kommissionär auf – zu prüfen ist § 3 Abs. 11a UStG –, besteht die Leistungsbeziehung zwischen ihr und dem Anbieter, nicht zwischen Anbieter und Endkunden. Bei Auslandssitz verlagert sich der Leistungsort nach § 3a Abs. 2 UStG, und die Buchung eigener Umsätze mit 19 Prozent ist unrichtig. Abgerechnet wird regelmäßig per Gutschrift im Sinne des § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG; bei Auslandssachverhalten trifft den Steuerpflichtigen die erhöhte Mitwirkungspflicht des § 90 Abs. 2 AO. Ohne archivierten AGB-Stand des Prüfungszeitraums ist der Vorgang weder progressiv noch retrograd nachvollziehbar.

Hinzu kommt die Datenlage: Die Umsatzdaten liegen im Dashboard des Betreibers, nicht im DV-System des Steuerpflichtigen. Dashboards sind kein Archiv – Exportfunktionen ändern sich, Konten werden gesperrt, Verträge enden. Und für den Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO gilt: Der Screenshot ist kein Datensatz.

Social-Media-Accounts: die Einnahme ohne Geldfluss

Wer Produkte, Reisen oder Events gegen Reichweite erhält, erzielt eine Betriebseinnahme in Höhe des Werts der Sachleistung und tätigt umsatzsteuerlich einen tauschähnlichen Umsatz nach § 3 Abs. 12 Satz 2 UStG, dessen Entgelt sich nach § 10 Abs. 2 Satz 2 UStG bemisst. Eine Bankbewegung, an der die Prüfung ansetzen könnte, gibt es nicht; belegbar ist der Vorgang nur über die Kommunikation und das Posting.

Die Absprache per Direktnachricht ist dabei ein Geschäftsbrief und nach § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO aufbewahrungspflichtig. Der Begriff ist medienneutral; entscheidend ist allein, ob die Nachricht ein Geschäft vorbereitet, abschließt, durchführt oder rückgängig macht. Selbstlöschende Nachrichten, gelöschte Kanäle und gesperrte Accounts beenden die Aufbewahrungspflicht nicht.

KI-Agenten im Rechnungswesen: welche Regel galt am Buchungstag?

Ein Agent, der Kooperationsvereinbarungen aus E-Mails liest, Gutschriften erstellt und verbucht, ist Teil des Buchführungsverfahrens und gehört in die Verfahrensdokumentation nach GoBD Rz. 151 ff. Die Prompts und Regeln, nach denen er arbeitet, wirken funktional als Arbeitsanweisungen; werden sie laufend geändert und nicht versioniert, lässt sich nicht mehr feststellen, nach welcher Regel am Buchungstag gebucht wurde – ein Problem der Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO.

Werden seine Protokolle nach dreißig Tagen automatisch gelöscht, entfällt der Nachweis endgültig; je nach ihrer Funktion für das Verständnis der Buchführung sind sie Organisationsunterlagen im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, und die Schätzungsbefugnis nach § 162 Abs. 2 Satz 2 AO rückt in Reichweite. Die Prüfungsfrage lautet deshalb nicht „Setzen Sie KI ein?“, sondern: Welche Regel galt am Buchungstag, und wo ist sie dokumentiert?

Ein Agent, der Kooperationsvereinbarungen aus E-Mails liest, Gutschriften erstellt und verbucht, ist Teil des Buchführungsverfahrens und gehört in die Verfahrensdokumentation nach GoBD Rz. 151 ff. Die Prompts und Regeln, nach denen er arbeitet, wirken funktional als Arbeitsanweisungen; werden sie laufend geändert und nicht versioniert, lässt sich nicht mehr feststellen, nach welcher Regel am Buchungstag gebucht wurde – ein Problem der Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO.

Werden seine Protokolle nach dreißig Tagen automatisch gelöscht, entfällt der Nachweis endgültig; je nach ihrer Funktion für das Verständnis der Buchführung sind sie Organisationsunterlagen im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, und die Schätzungsbefugnis nach § 162 Abs. 2 Satz 2 AO rückt in Reichweite. Die Prüfungsfrage lautet deshalb nicht „Setzen Sie KI ein?“, sondern: Welche Regel galt am Buchungstag, und wo ist sie dokumentiert?

Agenten, die einander Geschäftsbriefe senden

Die zweite Ausprägung wächst derzeit am schnellsten und steht in keiner Systemliste. Ein Einkaufsagent fordert Angebote an, verhandelt Preise, Mengen, Skonti und Lieferzeiten und erteilt den Auftrag; auf der Gegenseite bestätigt ein Vertriebsagent, storniert, reklamiert, erteilt Gutschriften. Der gesamte Schriftwechsel, der ein Handelsgeschäft vorbereitet, abschließt, durchführt und rückgängig macht, entsteht zwischen zwei Maschinen – teils in strukturierten Aufrufen, teils in natürlicher Sprache.

An der rechtlichen Einordnung ändert das nichts. Handelsbriefe sind nach § 257 Abs. 2 HGB Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen, und steuerlich erfasst § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO die Geschäftsbriefe aller Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen. Funktion vor Form – ob Brief, E-Mail, Direktnachricht oder Agentenaufruf, ist unerheblich.

Warum daraus ein Steuerausfallrisiko wird

Das praktische Problem ist, dass diese Korrespondenz in Systemen entsteht, die nicht für Aufbewahrung gebaut sind: Kontextfenster, Zwischenspeicher, Protokolle mit kurzer Aufbewahrungsdauer. Sie wird organisatorisch nicht als Post wahrgenommen und deshalb nirgends abgelegt.

Der Ausfall entsteht dann nicht durch Manipulation, sondern durch Verdunstung: Rabatte, Boni und Skonti werden agentisch ausgehandelt und erscheinen nur noch im Saldo; Rückabwicklungen und Gutschriften entstehen ohne menschliche Freigabe; wechselseitige Leistungsverrechnungen laufen ohne Geldfluss. Fehlt der Schriftwechsel, sind weder Leistungsbeziehung noch Entgelt rekonstruierbar – die Prüfungsspur des § 145 Abs. 1 AO reißt ganz vorn, bei der Absprache.

Bußgeldrechtlich ist das kein Randthema. Leichtfertigkeit oder Vorsatz schleichen sich in der Praxis schnell mal ein. Wer Geschäftsbriefe nicht aufbewahrt, erfüllt § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO; wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle leichtfertig nicht aufzeichnet, § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 AO; erzeugt der Agent Belege, die in tatsächlicher Hinsicht unrichtig sind, § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 AO – jeweils mit einem Rahmen bis 25.000 Euro nach § 379 Abs. 6 AO. Die Steuergefährdung ist ein Vorfeldtatbestand; eine Verkürzung muss nicht eingetreten sein. Dass Vorgänge dieser Art heute schon klassische Geschäftsvorfälle sind, macht sie nicht harmloser, sondern dringlicher.

Die Forderung: GoBD-Compliance nach IDW PH 9.860.4

Damit lässt sich die These des Papiers m.E. zu Ende führen. Wenn der Steuerberater die Tax-Compliance-Instanz des Mittelstands ist, liegt sein Beitrag nicht darin, für die materielle Richtigkeit einer Buchführung einzustehen, deren Grundlagen er nicht kennt. Er liegt darin, die Erlös- und Beschaffungskanäle seines Mandanten vollständig zu erfassen, die Datenhaltung dort zu sichern, wo sie heute abreißt – und diese Leistung nachprüfbar zu machen.

Das Instrument dafür existiert seit fünf Jahren und stammt nicht aus der Finanzverwaltung: Der IDW-Prüfungshinweis „Die Prüfung der Einhaltung der Grundsätze der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD-Compliance)“, IDW PH 9.860.4, liegt seit September 2024 in aktualisierter Fassung vor; die Erstfassung stammt aus Juli 2021. Er liefert, was dem Forderungspapier noch fehlt: einen definierten Prüfungsgegenstand, ein Aussagesystem entlang der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen und ein Ergebnis, das man einer Finanzbehörde vorlegen kann.

Was das konkret hieße

Eine auf KMU skalierte, berufsständisch getragene GoBD-Compliance-Prüfung in Anlehnung an IDW PH 9.860.4, die die digitalen Kanäle ausdrücklich einbezieht: Plattformverträge und AGB-Stände, Exportroutinen und Aufbewahrung der Plattformdaten, Sicherung geschäftsbrieflicher Kommunikation einschließlich des Agentenschriftverkehrs, Dokumentation und Versionierung eingesetzter Automatisierung.

Wer ein solches Ergebnis vorlegt, hat mehr als eine Organstellung nach § 32 Abs. 2 Satz 1 StBerG: Er hat einen Nachweis. Und er hätte ihn rechtzeitig, bevor die Buchführungsdatenschnittstelle nach § 147b AO die exportfähige Buchführung ohnehin zur harten Anforderung macht.

Fazit

Das Forderungspapier setzt an der richtigen Stelle an. Es müsste den Gedanken nur einen Schritt weiterführen: von der Rolle zum Nachweis – und von den Vorsystemen von gestern zu den Kanälen, in denen die Geschäftsvorfälle heute entstehen.