Das BMF hat die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) nunmehr mit seinem Schreiben vom 28.11.2019 (IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, DOK 2019/0962810) veröffentlicht.
Das Schreiben tritt an die Stelle des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 (IV A 4 – S 0316/13/10003 -, BStBl I S. 1450) und ist auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31.12.2019 beginnen. Es wird nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige die Grundsätze dieses Schreibens auf Besteuerungszeiträume anwendet, die vor dem 1.1.2020 enden.
Das aktuelle Schreiben, das zunächst im Juli 2019 veröffentlicht, dann aber kurzfristig zur weiteren Bearbeitung zurückgenommen wurde, trägt dem Umstand Rechnung, dass betriebliche Abläufe in Unternehmen mittlerweile zu großen Teilen unter Einsatz von Informations- und Kommunikations-Techniken abgebildet werden. Zudem werden die nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen in den Unternehmen überwiegend in elektronischer Form durch vorhandene Datensätze vorgehalten. Auch die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen werden bei den steuerpflichtigen Unternehmen in elektronischer Form aufbewahrt.
Diesen Umständen, zu denen auch die Möglichkeit des mobilen Scannens zählt, gibt das BMF in seinem Schreiben, die notwendige Legitimation und Orientierung. Schließlich soll dieser verbindliche Rahmen auch zu einer Vereinfachung der Dokumentation bei den Steuerpflichtigen und der Prüfung durch die Finanzverwaltung führen.
In einem zusätzlichen Schreiben vom 28.11.2019 hat das BMF „Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung“ publiziert. Damit sollen gerade kleineren und mittleren Unternehmen die angeforderten Strukturinformationen besonders bekannt gemacht werden und als Hilfe bereitgestellt werden.
Weitere Informationen aus Beratersicht liefert Ihnen u.a. der aktuelle GoBD-Leitfaden für die Unternehmenspraxis in der Version 3.0. Dort ist bereits das aktuelle Schreiben vom 28.11.2019 berücksichtigt.
